Nasi PMO mówią nam, że wszystko jest na czas, aż nagle nie jest. Istnieje jednak grupa inżynierów dostarczających nowe technologie i dostarczających swoje produkty na czas z przewidywalnym stopniem pewności.
Jak często widzieliśmy spóźnione projekty? Czasami wydaje się, że są spóźnione częściej niż nie. Co dziwne, choć łatwo jest być cynicznym co do jakości szacunków, sprawy wyglądają inaczej, gdy przyjrzymy się poszczególnym projektom. Nasi PMO mówią nam, że wszystko jest na czas, aż nagle nie jest.
Istnieje jednak grupa inżynierów dostarczających nowe technologie i dostarczających swoje produkty na czas z przewidywalnym stopniem pewności.
Mogą oni podać swoim klientom szacunki, na podstawie których mogą podejmować decyzje budżetowe i na których mogą polegać przy tworzeniu powiązanych planów, takich jak marketing nowego produktu.
Jest to niezwykłe z kilku powodów. Prawie wszystko, co dostarczają ci inżynierowie, nigdy wcześniej nie zostało zrobione w ten sam sposób. Jest również dostarczane konsekwentnie w bardzo małych przyrostach, tak że nowe korzyści są czerpane przez jednego lub drugiego interesariusza czasami częściej niż raz dziennie.
Zadania są grupowane w partie do oszacowania, ale partie są małe. Dostarczenie każdego z nich zajmuje nie więcej niż miesiąc (ponieważ są one wykonywane w Scrumie ).
Wiadomo, że szacowanie jest trudne, więc byłoby zrozumiałe, gdyby koszt wykonania tak wielu szacunków przewyższał wartość pracy, ale w rzeczywistości koszty ogólne szacowania mogą wynosić zaledwie 0,4% wysiłku . Wydaje się, że to magia.
Kto tworzy te niesamowite szacunki i w jaki sposób?
Branża, o której mówimy, to oprogramowanie, w szczególności usługi i aplikacje internetowe. Z pewnością pomaga to, że produkt jest efemeryczny, dostarczanie nowego budynku każdego dnia jest innym wyzwaniem, ale jest wiele rzeczy, które można podziwiać w ich systemie.
System ten występuje pod różnymi nazwami. Ogólny schemat tworzenia prognozowanej daty dostawy jest zwykle nazywany szacowaniem względnym. Popularną metodą zbierania surowych szacunków jest gra karciana znana jako Planning Poker lub Estimation Poker . W zespołach Scrum jest ona często nazywana Scrum Poker. Technika ta jest często spotykana w zespołach Scrum, ale jest popularna wśród wszystkich osób korzystających z metod Agile.
Surowe szacunki rzadko są ujmowane w jednostkach czasu. W rzeczywistości dyskusyjne jest, czy szacowanie jest w ogóle właściwym słowem. Dwie najpopularniejsze jednostki, które są używane, to rozmiary koszulek (małe, średnie, duże itp.) i punkty opowieści, które są liczbami, które nic dokładnie nie znaczą. Zamiast mieć precyzyjne znaczenie, szacunki mają znaczenie względne i odzwierciedlają nie czas, ale złożoność zastosowanej technologii.
Przechwytywanie szacunków tanio i skutecznie
Wielofunkcyjne, ściśle współpracujące zespoły spotykają się, aby omówić problem biznesowy. Wymaganie jest opisywane, a rozwiązanie jest omawiane przez kilka minut.
Jeśli czas na to pozwala, następuje opcjonalny podział zadań, zazwyczaj zapisywany na karteczkach samoprzylepnych. Na koniec rozmowy następuje gra w pokera. Karty T-Shirt Sizing lub Estimation Poker są trzymane dyskretnie przez każdego estymatora.
Muszą oni niezależnie przypisać rozmiar lub wynik punktowy do rozwiązania, które właśnie omówili. Karty są ujawniane jednocześnie, aby uniknąć zakotwiczenia, a rozmowa jest kontynuowana (teraz w bardziej rygorystycznym przedziale czasowym), aż zespół dojdzie do konsensusu.
Gra w pokera ma kilka interesujących cech. Gracze są zmuszeni do pozostania zaangażowanymi, ponieważ będą im zadawane pytania dotyczące ich szacunków. Rozmowa po ujawnieniu może koncentrować się na najwyższych i najniższych szacunkach, szybko ujawniając, dlaczego mogą istnieć powody do radości lub pesymizmu co do potrzebnej pracy.
Jest to bardzo dobry sposób na skłonienie inżynierów do podjęcia szybkiej decyzji, biorąc pod uwagę wszystkie informacje i angażując cały zespół.
Wykorzystywanie szacunków do tworzenia prognoz
Szacunki są przekształcane w prognozę za pomocą magii matematyki, statystyki i świadomego zgadywania. Na początku zespół nie będzie miał żadnych danych, aby uzasadnić swoją prognozę, więc zgadywanie palcem w powietrzu jest tak samo dobre, jak każda inna metoda, ale jest to stosowane tylko przez pierwszy miesiąc po utworzeniu zespołu. Po pierwszym miesiącu wszystko opiera się na statystykach.
Liczby, które trzeba uzyskać, aby uzyskać statystyki, różnią się nieco. W przypadku rozmiarów koszulek będziesz śledzić, ile czasu zajmuje zespołowi dostarczenie przedmiotów w każdym rozmiarze. Jeśli korzystasz z punktów fabularnych (gdzie bardziej złożona praca otrzymuje więcej punktów), wówczas punkty uzyskują średni czas dostarczenia, który jest znany jako prędkość - stosunek między punktami a czasem. Niezależnie od tego, w końcu będziesz mieć twarde dowody, które powiedzą ci, co może oznaczać każdy nowy szacunek.
Uzbrojony w szacunki i statystyki, tworzenie prognozy jest prostym procesem matematycznym, zwykle wykonywanym w arkuszu kalkulacyjnym. Jeśli wiesz na przykład, że 75% rozwiązań Medium wymaga miesiąca na dostarczenie, to cztery takie elementy prawdopodobnie zajmą cztery miesiące, a masz 25% szans na opóźnienie. Możesz nawet wiedzieć z wyprzedzeniem, jakie będzie prawdopodobne maksymalne opóźnienie, patrząc na wyniki zespołu w zakresie dostarczania w obliczu przeciwności losu.
W przypadku zespołów, które są w stanie oszacować od 4 do 8 produktów w ciągu godziny, z przyzwoitą ilością rozmów technicznych wokół każdego elementu, można zauważyć, że koszt sporządzenia szacunków jest ograniczony do niskiego poziomu.
Jeśli masz dobre dane na temat tego, co zespoły są w stanie dostarczyć, możesz uzyskać wszystkie potrzebne odpowiedzi: średni czas, jaki upłynął (czas cyklu), jak często zespoły dostarczają swoje szacunki i stopień zmienności między produktami tej samej wielkości (wskaźniki zaufania).
Jeśli utrzymasz niewielki rozmiar elementów, najlepiej tydzień pracy na element, będziesz w stanie z pewnością prognozować kluczowe kamienie milowe.
Wszystko, czego potrzebujesz do skutecznego szacowania względnego, znajduje się w zestawie dla początkujących zespołów Scrum, dostępnym w Hotbox Storage. Otrzymaj darmowy zestaw Scrum Team Kit za każdą wydaną kwotę £500.