Nos PMO nous disent que tout est dans les temps, jusqu'à ce que, soudainement, ce ne soit plus le cas. Cependant, il existe un groupe d'ingénieurs qui fournissent de nouvelles technologies et qui livrent leurs produits à temps avec un degré de confiance prévisible.
Combien de fois avons-nous vu des projets arriver en retard ? Il semble parfois qu'ils soient en retard plus souvent qu'à leur tour. Bizarrement, alors qu'il est facile d'être cynique quant à la qualité des estimations, les choses sont différentes lorsque nous examinons les projets individuels. Nos PMO nous disent que tout est dans les temps, jusqu'à ce que, soudainement, ce ne soit plus le cas.
Cependant, il existe un groupe d'ingénieurs qui fournissent de nouvelles technologies et qui livrent leurs produits à temps avec un degré de confiance prévisible.
Ils peuvent fournir à leurs clients des estimations sur lesquelles ils peuvent fonder leurs décisions budgétaires et sur lesquelles ils peuvent s'appuyer pour élaborer des plans connexes, tels que le marketing d'un nouveau produit.
Cette situation est remarquable pour plusieurs raisons. Presque tout ce que ces ingénieurs fournissent n'a jamais été fait de la même manière auparavant. Ils le font également de manière cohérente, par petites touches, de sorte que l'une ou l'autre partie prenante bénéficie de nouveaux avantages, parfois plus d'une fois par jour.
Les tâches sont regroupées en lots pour être estimées, mais ces lots sont petits. Chaque lot ne prend pas plus d'un mois à livrer (parce qu'ils font du Scrum ).
Les estimations sont connues pour être difficiles à réaliser correctement, il serait donc compréhensible que le coût d'une telle estimation écrase la valeur du travail, mais en fait, les frais généraux d'estimation peuvent être aussi bas que 0,4 % de l'effort . Cela semble magique.
Qui crée ces estimations étonnantes et comment ?
Le secteur dont nous parlons est celui des logiciels, en particulier des services web et des applications. Le fait que le produit soit éphémère aide certainement, la livraison d'un nouveau bâtiment chaque jour est un défi différent, mais il y a beaucoup à admirer dans leur système.
Le système porte différents noms. Le système global de production d'une date de livraison prévue est généralement appelé " estimation relative". Une méthode populaire pour recueillir des estimations brutes est un jeu de cartes connu sous le nom de Planning Poker ou Estimation Poker . Dans les équipes Scrum, on l'appelle souvent Scrum Poker. Cette technique est souvent utilisée dans les équipes Scrum, mais elle est populaire auprès de tous ceux qui utilisent les méthodes agiles.
Les estimations brutes sont rarement exprimées en unités de temps. En fait, on peut même se demander si le mot "estimation" est le bon. Les deux unités les plus utilisées sont les T-Shirt (petit, moyen, grand, etc.) et les points d'histoire, qui sont des nombres qui ne signifient rien du tout. Au lieu d'avoir une signification précise, les estimations sont significatives en termes relatifs et reflètent non pas le temps, mais la complexité de la technologie impliquée.
Saisir les estimations à moindre coût et de manière efficace
Des équipes interfonctionnelles collaborant étroitement se réunissent pour discuter d'un problème commercial. L'exigence est décrite et une solution est discutée pendant quelques minutes.
Si le temps le permet, on procède à une décomposition facultative des tâches, généralement consignée sur des notes autocollantes. À la fin de la conversation, on joue au poker. Les cartes de dimensionnement des t-shirts, ou cartes de poker d'estimation, sont tenues discrètement par chaque estimateur.
Ils doivent attribuer indépendamment une taille ou un nombre de points à la solution dont ils viennent de discuter. Les cartes sont révélées simultanément, afin d'éviter tout ancrage, et la conversation se poursuit (dans un délai désormais plus court) jusqu'à ce que l'équipe parvienne à un consensus.
Le jeu de poker présente quelques dynamiques intéressantes. Les joueurs sont obligés de rester engagés, car on leur posera des questions sur leurs estimations. La conversation qui suit la révélation peut se concentrer sur les estimations les plus élevées et les plus basses, révélant rapidement les raisons de se réjouir ou d'être pessimiste quant au travail à accomplir.
Cette méthode est très efficace pour amener les ingénieurs à prendre une décision rapide, en gardant à l'esprit toutes les informations et en impliquant l'ensemble de l'équipe.
Utiliser les estimations pour produire une prévision
Les estimations sont transformées en prévisions par la magie des mathématiques, des statistiques et des suppositions éclairées. Au début, l'équipe ne disposera d'aucune donnée pour justifier ses prévisions, de sorte que l'estimation au doigt et à l'œil est une méthode aussi bonne que toute autre, mais elle n'est utilisée que pendant le premier mois suivant la formation de l'équipe. Après le premier mois, tout est basé sur les statistiques.
Les chiffres à atteindre varient quelque peu. Pour les tailles de t-shirts, vous suivrez le temps nécessaire à l'équipe pour livrer des articles de chaque taille. Si vous utilisez des points de récit (où les travaux plus complexes reçoivent plus de points), les points permettent d'obtenir un temps moyen de livraison, qui est connu sous le nom de vélocité - le rapport entre les points et le temps. Quoi qu'il en soit, vous finirez par disposer d'éléments concrets vous permettant de savoir ce que toute nouvelle estimation est susceptible de signifier.
Armé d'estimations et de statistiques, l'élaboration de la prévision est un processus mathématique simple, généralement réalisé à l'aide d'une feuille de calcul. Si vous savez, par exemple, que 75 % des solutions moyennes prennent un mois pour être livrées, alors quatre articles de ce type mettront probablement quatre mois à arriver, et vous avez 25 % de chances d'avoir un retard. Vous pouvez même savoir à l'avance quel sera le délai maximal probable en examinant les antécédents de votre équipe en matière de livraison dans l'adversité.
Si les équipes sont capables d'estimer 4 à 8 produits livrables en une heure, avec une bonne dose de conversation technique autour de chaque élément, vous pouvez voir que le coût de production des estimations est plafonné à un niveau bas.
Si vous disposez de données fiables sur ce que les équipes sont capables de livrer, vous pouvez obtenir toutes les réponses dont vous avez besoin : le temps moyen écoulé (durée du cycle), la fréquence à laquelle les équipes respectent leurs estimations et le degré de variation entre des produits de même taille (mesures de confiance).
Si la taille des éléments est réduite, idéalement une semaine de travail par élément, vous serez en mesure de prévoir les étapes clés en toute confiance.
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