Zwinna praca nie stanie się tak po prostu, jeśli nie zostanie wdrożona jako część starannie przemyślanej strategii. Potencjalne zastosowanie tej metodologii jest szerokie, co niezmiennie oznacza, że firma może manifestować własną interpretację tego, co oznacza "przejście na zwinność".
Tradycyjne środowisko biurowe umiera. Nowoczesne miejsce pracy wymaga nowego sposobu pracy: "zwinnej pracy". Nowa funkcjonalność, która w dużym stopniu przekazuje kontrolę pracownikowi. Jednak praca zwinna nie stanie się tak po prostu, jeśli nie zostanie wdrożona jako część starannie przemyślanej strategii. Potencjalne zastosowanie tej metodologii jest szerokie, co niezmiennie oznacza, że firma może manifestować własną interpretację tego, co oznacza"przejście na zwinność".
W artykule zatytułowanym Jak wygląda zwinne środowisko pracy? Ian Morley podkreśla, dlaczego tak wiele organizacji przechodzi na pracę zwinną, W typowym biurze korporacyjnym aż 60 procent lub więcej biurek stoi nieużywanych każdego dnia.
W pierwszej z trzyczęściowej serii badamy tę kwestię, zadając pytanie, czy organizacje są tak zwinne, jak im się wydaje.
Z naszego doświadczenia
Założona w 2003 roku firma Hotbox tworzy zwinne narzędzia pracy dla globalnej przestrzeni roboczej. Jesteśmy więc oczywiście zwolennikami zwinnej pracy. Jednak nasze doświadczenie w pracy z organizacjami i osobami wdrażającymi zwinne metody pracy na całym świecie zapewniło nam unikalny wgląd w wzloty i upadki transformacji biznesowej. Podobnie jak w przypadku wielu rzeczy w życiu, sukces wynika z właściwego zrozumienia, wdrożenia i ciężkiej pracy. Jak powiedział kiedyś Theodore Roosevelt , nic, co warto mieć, nie przychodzi łatwo.
Czym więc w uproszczeniu jest praca zwinna i jak można uniknąć pułapek, prawidłowo wdrażając tę metodę? Poprosiliśmy wiodącego konsultanta ds. zmian w miejscu pracy Colina Stuarta i dyrektora generalnego Baker Stuart o jego przemyślenia:
Najważniejsze jest to, czym jest agile working? To jest klucz do sukcesu. W zwinnym miejscu pracy pracownik powinien mieć swobodę wyboru preferowanego środowiska do wykonania określonego zadania, wyjaśnia Colin. W zwinnej pracy chodzi o stworzenie środowiska, które odpowiada wykonywanym zadaniom. Tak więc, jeśli pracujesz w ciszy, potrzebujesz środowiska, które jest odpowiednie do wykonywania cichej pracy. Jeśli współpracujesz, potrzebujesz środowiska odpowiedniego do pracy zespołowej.
Najczęstszym powodem, dla którego praca zwinna nie jest tak efektywna, jak mogłaby być, jest błędna interpretacja tego, co oznacza praca zwinna i brak opracowania kompleksowego rozwiązania. Problem polega na tym, że niektórzy uważają, że agile working to po prostu hot-desking, a hot-desking sam w sobie może być bardzo niebezpieczny. Może obniżyć morale i może być bardzo szkodliwy dla baterii, jeśli nie zostanie wykonany prawidłowo" - dodaje Colin.
Jedną z najczęstszych frustracji po wdrożeniu zwinnego środowiska pracy jest brak możliwości siedzenia blisko współpracowników, wyjaśnia Colin.
Colin sugeruje sposób na rozwiązanie tego problemu. Nie jestem zwolennikiem przydzielania biurek zespołom, ponieważ może to stać się bardzo terytorialne, ale przydzielanie sąsiedztwa i przydzielanie zespołów do sąsiedztwa, w którym dzielą przestrzeń z podobnie myślącymi zespołami, z którymi regularnie współpracują, naprawdę działa. Dzięki temu zespoły mają możliwość elastycznej współpracy, ale mają też coś w rodzaju domu" - sugeruje Colin.
Odpowiednie narzędzia do pracy zwinnej
Wraz z rozprzestrzenianiem się pracy zwinnej na całym świecie, rośnie również zapotrzebowanie na konkretne narzędzia, które uzupełniają nowy sposób pracy. W Hotbox często stwierdzamy, że gdy organizacja przenosi się z tradycyjnego biura do zwinnego miejsca pracy, pracownicy nie otrzymują wszystkiego, czego potrzebują. Co ważniejsze, nie są w stanie łatwo poruszać się po zwinnej przestrzeni roboczej.
Jamie Rothwell, dyrektor zarządzający Hotbox , zaczyna od nawiązania do brakującego ogniwa, gdy organizacja przechodzi na zwinne miejsce pracy. Pracownicy mają naprawdę silne przekonanie do posiadania własnej przestrzeni i lubią ją tworzyć - mówi Jamie. Tak więc, jeśli patrzymy na zwinną przestrzeń roboczą, ważne jest, aby wziąć pod uwagę element ludzki. Jak sprawić, by każda przestrzeń była własna, jednocześnie pozwalając ludziom wstać i poruszać się, aby mogli pracować w dowolnym miejscu w mgnieniu oka?
Jego zdaniem organizacje muszą zapewnić pracownikom odpowiednie narzędzia do poruszania się w zwinnym środowisku pracy. Zbyt wiele organizacji mówiło: "Cóż, oto kilka szafek, oto kilka biurek, oto kilka stref relaksu, powodzenia, idź i zabierz się do pracy" - wyjaśnia Jamie. Jeśli jednak pracownicy nie mogą się przemieszczać, to nie jest to zwinna przestrzeń. Musisz więc zapewnić pracownikom narzędzia, które pozwolą im podnieść się i przenieść do tych przestrzeni, w których mogą pracować.
Widzieliśmy organizacje, w których po jednej stronie biura ustawiono ławki, a po drugiej stronie znajduje się strefa przerwy na kawę. Jednak wszyscy pracownicy są zgarbieni wokół ławki z dwoma lub trzema osobami przy biurku, ponieważ nie mają możliwości przeniesienia swoich rzeczy do innych obszarów współpracy - dodaje Jamie.
Z doświadczenia Jamiego wynika, że jest to klucz do udanego zwinnego środowiska pracy zarówno dla właścicieli firm, jak i pracowników. Jeśli pracownicy potrzebowali już trzech lub czterech podróży, aby przenieść swoje rzeczy z szafki do miejsca pracy, to niech ich diabli, jeśli zamierzają przenieść się ponownie, ponieważ jest to zbyt kłopotliwe. Tak więc organizacja wydała wszystkie te pieniądze na tę wspaniałą przestrzeń, a potem wszyscy są skuleni w jednym miejscu, ponieważ nie mogą się poruszać. Chodzi o zapewnienie odpowiednich narzędzi. Dosłowną częścią tego jest Hotbox, ponieważ jest to klucz do bycia zwinnym, aby móc się poruszać i zabierać ze sobą swoje rzeczy do pracy - wyjaśnia Jamie.
Podsumowanie
Zwinna praca nie zadziała, jeśli nie wdrożysz nowego sposobu pracy prawidłowo i z rozwagą.
Wdrażanie zwinnych metod pracy powinno być indywidualnym ćwiczeniem polegającym na rozwiązywaniu problemów. Aby uniknąć pułapek, które napotkały inne organizacje, właściciele firm powinni szukać odpowiednich porad u ekspertów ds. miejsca pracy , a pracownicy muszą otrzymać odpowiednie narzędzia do pracy zw innej.
W przyszłym tygodniu w artykule Are You As Agile As You Think? - Część 2, omówimy, dlaczego pracodawcy muszą zaufać swoim pracownikom, aby praca zwinna odniosła sukces i dlaczego konieczne jest włączenie pracowników w proces przejścia na pracę zwinną.