Miałem to szczęście, że miałem ostatnio tydzień wolnego gdzieś w słonecznym i ciepłym miejscu, a kiedy jestem poza domem, nie ma nic, co lubię bardziej niż leżenie na leżaku lub siedzenie w barze przy plaży i obserwowanie mijającego świata. Zawsze fascynowało mnie ludzkie zachowanie i to, jak ludzie zachowują się niezależnie od tego, czy pracują, czy bawią się, w domu czy za granicą.
Jedną z rzeczy, która wydaje się być wszechobecna, gdziekolwiek jesteś na wakacjach, jest praktyka beachtowelling, czyli czynność umieszczania ręcznika plażowego lub rzeczy osobistych na leżaku, aby zarezerwować go na czas, gdy będzie potrzebny.
Nawet jeśli oznacza to wstawanie o 6 rano każdego dnia, aby zejść na plażę lub basen tylko po to, aby znaleźć idealne miejsce, tylko po to, aby przekonać się, że cały hotel wpadł na ten sam pomysł i wita cię morze ręczników na leżakach.
Tak samo było w naszym hotelu. Większość ludzi przyjechała w sobotę, a następnego ranka na plaży było ręczniki na skalę przemysłową. Każdy chciał zająć leżak i wstał wcześnie, aby to zrobić.
Można sobie wyobrazić panikę, jaka ogarniała ludzi, gdy nastawiali budziki na nieświętą godzinę - co jeśli nie ma leżaków, jak mogę się zrelaksować i cieszyć wakacjami? Jak mogę uniknąć słońca? Całe wakacje będą katastrofą! To koniec świata!
Ale ten hotel zapewnił wystarczającą liczbę leżaków, nie jeden dla każdego gościa, ale wystarczająco dużo, i z dnia na dzień ludzie zaczęli zdawać sobie sprawę, że zawsze gdzieś będzie dostępny leżak.
Może to nie być dokładnie ten, który chcesz pod tą konkretną palmą lub ten, który miałeś wczoraj, ale generalnie były dostępne leżaki w pobliżu miejsca, w którym chcesz być, czy to przy basenie, pod zacienionymi drzewami czy na plaży.
Poziom ręczników plażowych spadł, ilość dostępnych leżaków wzrosła, ludzie przestali być tak niespokojni, przestali wstawać tak wcześnie i zaczęli cieszyć się wakacjami.
Ale muszę mieć swoje biurko
Podobnie jest w każdym biurze, które przechodzi transformację w kierunku pracy zwinnej. Każda forma współdzielenia biurka wywołuje niepokój - to skok w nieznane. Czy będę mógł siedzieć z moim zespołem, czy nadal będę mógł siedzieć w pobliżu moich plików, w pobliżu okna, czy w ogóle dostanę biurko? Cały projekt będzie katastrofą! To koniec świata!
Ten niepokój jest naturalną i ludzką reakcją na nieznane. Aby przejście na pracę zwinną przebiegło pomyślnie, musimy przekonać ludzi, że zawsze będzie wystarczająco dużo biurek, pod warunkiem, że nie będą nadmiernie owijać się ręcznikami plażowymi.
Musimy upewnić się, że zapewniamy wystarczającą liczbę miejsc do pracy (niekoniecznie wszystkie biurka) i że istnieją zawory bezpieczeństwa, takie jak biurka do odkładania i strefy wypoczynkowe/przerywnikowe, aby poradzić sobie z dniami, które są wyjątkowo zajęte (zwykle tylko w dniu imprezy bożonarodzeniowej w biurze lub kiedy przypada termin premii rocznych!).
A co najważniejsze, musimy zaangażować naszych współpracowników, wyjaśnić im, jak nowe biuro i nowy sposób pracy będą faktycznie działać.
Zapewnić ich, że zawsze będą mieli odpowiednie miejsce do pracy i w rzeczywistości wyjaśnić, że daliśmy im wybór, wybór pracy tam, gdzie chcą, aby pasowało do zadania lub czynności, które wykonują w danym momencie; wybór bycia bardziej elastycznym i wybór pracy z kimkolwiek, z kim chcą pracować.
Musimy również uzgodnić podstawowe zasady - czy plażowanie jest w porządku? Czy rezerwacja biurka na godzinne spotkanie jest w porządku? A może na dwie godziny? A co z trzema godzinami? Co jest sprawiedliwe dla naszych kolegów?
Ważne jest, aby nie być drakońskim i pamiętać, że staramy się poprawić sytuację, pomóc naszym współpracownikom, podnieść morale i produktywność.
Jeśli zabranie rzeczy z szafki, zalogowanie się do telefonu i komputera / laptopa, ustawienie krzesła itp. zajmuje im 10 minut, to proszenie ich o ponowne wykonanie tych czynności po zaledwie godzinnej nieobecności jest prawdopodobnie nie tylko nierozsądne, ale także nieefektywne - co jest sprzeczne z celem tego, co próbujemy osiągnąć.
A co z moimi rzeczami?
Musimy również zdać sobie sprawę, że reakcja naszych współpracowników na zwinną pracę to coś więcej niż tylko rezerwacja biurka, to także kwestia personalizacji. Ludzie lubią czuć, że coś do nich należy, że jest ich własnością. W końcu w pracy spędza się więcej czasu niż w domu.
Ciężko pracowali, aby zdobyć miejsce przy oknie, cierpliwie czekali, aż koledzy z dłuższym stażem przejdą na emeryturę, lubią mieć zdjęcia męża/żony i dzieci, trofeum, które wygrali w drużynie kartingowej pięć lat temu, swoją kolekcję gonków.
Potrzebujemy, aby zrozumieli, że nie chodzi o zabranie im ich małego gniazdka, ale o danie im w zamian czegoś o wiele lepszego. Chodzi o zmianę sposobu myślenia z "pracuję, więc potrzebuję biurka" na "mam zadanie do wykonania, gdzie najlepiej je wykonać i kogo powinienem w nie zaangażować".
Chodzi o zmianę sposobu myślenia z "to jest moje biurko" na "to jest nasza przestrzeń". Nie musimy jednak depersonalizować przestrzeni do pracy, musimy tylko zniechęcać do posiadania indywidualnych biurek i zachowań związanych z zagnieżdżaniem się, ponieważ zmniejszy to liczbę dostępnych biurek i negatywnie wpłynie na innych współpracowników.
Staramy się podnosić morale, a nie tworzyć nijakie, bezduszne, jednolite miejsca pracy. Istnieje również coraz więcej badań, które pokazują, że umożliwienie ludziom dostosowania i wyboru elementów ich przestrzeni roboczej znacznie zwiększa morale i produktywność.
Jak więc możemy zapobiegać "beachtowellingowi" i sprawić, by zwinna praca działała?
Ważne jest, aby zrobić to dobrze, wiarygodność jest na linii, a ludzie będą chcieli zniszczyć proponowane nowe środowisko, ponieważ będą mieli nadzieję, że wymuszą powrót do starych, znanych sposobów. Oto kilka wskazówek, które pomogą ci w drodze do nowego, odważnego świata zwinnej pracy:
1. Upewnij się, że jest wystarczająco dużo biurek. Jest to bardzo ważne i trzeba to zrobić dobrze. Musisz być wydajny, ale jeśli zapewnisz ich zbyt mało, poczujesz się zatłoczony, a ludzie nie będą mogli usiąść w pobliżu osób, z którymi chcą współpracować.
Zalecamy przeprowadzenie analizy wykorzystania przestrzeni, aby ustalić, co faktycznie się dzieje i w jakich proporcjach mogą pracować zespoły lub grupy zespołów. To również buduje wiarygodność, że proponowany nowy sposób pracy opiera się na twardych faktach.
2. Upewnij się, że wprowadziłeś zawory bezpieczeństwa. Miejmy nadzieję, że w ramach nowej przestrzeni do pracy uwzględnione zostaną alternatywne ustawienia pracy, takie jak obszary współpracy, wysokie stoły do pracy zespołowej, obszary ciszy / skupienia, a nawet biurka dotykowe / krótkotrwałego pobytu - wszystkie te elementy działają jako skuteczne zawory bezpieczeństwa, gdy przestrzeń jest zajęta, dostosowując się do pracowników, a także biurka.
3. Upewnij się, że współpracujesz z pracownikami, aby wyjaśnić nowe podejście, jak to będzie działać i zapewnić ich, że będzie dostępna wystarczająca liczba leżaków, przepraszam biurek, a jeśli nie zarezerwują biurek, nie będzie problemu.
Wyjaśnij im, jak korzystać z innych obszarów, zachęć ich do elastyczności i korzystania nie tylko z biurek, ale z dowolnego obszaru, który jest najlepszy do zadania, które wykonują w danym momencie. Rozważ przeprowadzenie ankiety wśród pracowników w miejscu pracy (takiej jak nasza ankieta PeopleLOOK), aby zrozumieć, co myślą, czego chcieliby i jak chcieliby pracować.
4. Pozwól im decydować. Jeśli możesz, pozwól im ustalić własne podstawowe zasady dotyczące tego, kiedy można, a kiedy nie można plażować przy biurku lub jakiego rodzaju jedzenie można spożywać przy biurku - to niesamowite, jak samokontrola, gdy to ty i twoi koledzy omówiliście i zdecydowaliście, co jest akceptowalnym zachowaniem.
5. Znajdź sposoby, aby umożliwić personalizację. Istnieje wiele sposobów (i produktów na rynku), aby umożliwić ludziom i zespołom personalizację ich przestrzeni, dając im wybór, bez przywiązywania ich do konkretnego biurka.
Możesz pozwolić zespołowi na wybór grafiki lub lokalnego brandingu zespołu, użyć produktów takich jak branding magnetyczny (namagnesowane plakaty, które przyklejają się do szafek na dokumenty), a dla osób indywidualnych możesz użyć spersonalizowanych pudełek do przechowywania (takich jak seria Hotbox), które pozwalają na wybór koloru i personalizację, a także pozwalają użytkownikowi szybko zabrać swoje rzeczy z szafki i ustawić się.
Możesz nawet umieścić tablice ogłoszeń lub tablice kredowe w pobliżu obszarów zespołowych i zachęcić ludzi do dalszego personalizowania swojej przestrzeni zespołowej, umieszczania zdjęć, robienia graffiti lub pisania czegoś zabawnego.
Ale co najważniejsze, nie trać z oczu faktu, że zachowanie twoich kolegów na plaży wynika z tego, że nie wiedzą nic innego, a ich niepokój jest naturalnym lękiem przed nieznanym - w końcu jesteśmy tylko ludźmi. Lepiej jest angażować, wyjaśniać i zachęcać, a możesz wpłynąć na prawdziwą zmianę.