Non, nous ne parlons pas du Brexit, nous parlons d'espaces de travail collaboratifs et ouverts qui vous encouragent à vous déplacer dans l'espace de travail et à travailler où et quand vous le souhaitez.
Nous connaissons tous ces espaces de travail aujourd'hui. Ils encouragent l'innovation, attirent les talents et sont tout simplement des lieux de travail agréables. Ils créent une effervescence, responsabilisent les employés et de nombreuses anecdotes et enquêtes confirment l'attrait et les avantages d'un grand espace de travail par rapport à un espace plus terne et plus traditionnel. Les talents se dirigent toujours vers les espaces de travail cool, agiles et collaboratifs.
Le cœur d'un espace de travail collaboratif ouvert est la possibilité pour l'employé de travailler où il le souhaite, avec différentes zones pour le travail concentré, le travail confidentiel, la socialisation, le brainstorming et le travail informel. Le concept est excellent, mais nous constatons trop souvent des problèmes qui peuvent rapidement conduire à la frustration et à la déception.
Comment cela est-il possible ?
L'espace de travail collaboratif ouvert est par nature un espace propre et ouvert qui doit être partagé par de nombreuses personnes. Invariablement, il existe une politique de bureaux clairs qui peut sembler impersonnelle aux employés et qui les oblige à ranger leurs affaires et à les emporter avec eux chaque fois qu'ils changent de zone ou d'espace de travail ou, à la fin de la journée, à remettre leurs affaires dans leur casier personnel. Personne ne souhaite faire 3 ou 4 allers-retours vers son casier à chaque fois qu'il installe son espace de travail.
La libre circulation est donc la clé du succès d'un espace de travail collaboratif ouvert. C'est le battement de cœur ou le flux qui stimule la collaboration et, en termes pratiques, cela signifie qu'un espace de travail approprié est disponible pour tout employé qui en a besoin.
S'il devient trop long, difficile ou stressant de changer de zone de travail, les employés ne bougent pas - ils se contentent de l'espace de travail qu'ils ont, et le flux s'arrête. Il peut en résulter que les zones de travail ne sont pas utilisées et que les employés reviennent subrepticement chaque jour sur le même espace de travail et le revendiquent comme le leur. Cette situation n'est bonne ni pour l'organisation, ni pour l'employé.
Pour qu'un espace de travail collaboratif à aire ouverte fonctionne de manière saine et réussie, vous devez vous assurer que les employés peuvent s'y déplacer rapidement et facilement, de sorte que l'espace soit utilisé efficacement et soit toujours disponible.
L'individualité et l'espace individuel sont également très importants. Nous aimons tous nous considérer comme des individus et il est important que nous puissions exprimer notre individualité dans notre environnement. Avant le travail collaboratif, lorsque nous disposions tous d'espaces de travail dédiés, c'était facile.
Nous avions un espace défini que nous pouvions personnaliser et organiser. Nous avions des rangements personnels à portée de main, des pots pour nos stylos, des notes épinglées, une petite plante cactus et des photos de nos animaux de compagnie ou de notre famille à proximité. Et qu'en est-il de la papeterie ?
Nous aimons tous les articles de papeterie, les stylos ou les carnets originaux. Nous détestons ne pas pouvoir trouver ce dont nous avons besoin, c'est une source de distraction et de perturbation, et ce n'est pas différent dans un espace de travail ouvert et collaboratif. En fait, c'est probablement plus prononcé dans un espace de travail collaboratif ouvert apparemment stérile qui ne semble pas permettre l'individualité personnelle.
Nous voulons nous approprier un espace, nous ne voulons pas que nos voisins empiètent sur notre espace et nous voulons simplement pouvoir travailler aussi efficacement que possible sans distraction inutile.
Cela nous définit en tant qu'individus et est important pour que nous nous sentions à l'aise, que nous ayons un sentiment d'appartenance et que nous nous sentions plus en sécurité.
Le défi consiste donc à préserver l'individualité tout en maximisant la flexibilité et la liberté de mouvement.