Tuve mucha suerte de haber tenido una semana libre recientemente en un lugar soleado y cálido y cuando estoy fuera no hay nada, me gusta más que tumbarme en una tumbona o sentarme en un bar de la playa viendo pasar el mundo. Siempre me ha fascinado el comportamiento humano y cómo el comportamiento de las personas no cambia ya sea en el trabajo o en el juego, en casa o en el extranjero.
Algo que parece haberse vuelto omnipresente allá donde vayas de vacaciones es la práctica del beachtowelling, el acto de colocar una toalla de playa o objetos personales sobre una tumbona para reservarlos para cuando los necesites.
Incluso si esto significa levantarse a las 6 de la mañana todos los días para caminar penosamente hasta la playa o la piscina para encontrar el lugar perfecto y descubrir que todo el hotel ha tenido la misma idea y lo recibe un mar de toallas en las tumbonas.
Lo mismo sucedió en nuestro hotel. La mayoría de la gente llegó el sábado y a la mañana siguiente ya había toallas de playa a escala industrial. Todos estaban ansiosos por conseguir una tumbona y se habían levantado temprano para hacerlo.
Puedes imaginar el pánico que recorre la mente de la gente cuando ponen sus alarmas a una hora impía. ¿Qué pasa si no hay tumbonas disponibles? ¿Cómo puedo relajarme y disfrutar de mis vacaciones? ¿Cómo puedo protegerme del sol? ¡Todas las vacaciones van a ser un desastre! ¡Es el fin del mundo!
Pero este hotel había proporcionado suficientes tumbonas, no una para cada huésped, pero sí suficientes, y día a día la gente empezó a darse cuenta de que siempre habría una tumbona disponible en algún lugar.
Puede que no sea exactamente la que deseas debajo de esa palmera en particular o la que tuviste ayer, pero en general había tumbonas disponibles cerca de donde deseas estar, ya sea junto a la piscina, bajo la sombra de los árboles o en la playa.
El nivel de toallas de playa disminuyó, el número de tumbonas disponibles aumentó, la gente dejó de estar tan ansiosa, dejó de levantarse tan temprano y empezó a disfrutar de sus vacaciones.
Pero debo tener mi escritorio
Y ocurre lo mismo en cualquier oficina que esté pasando por la transición al trabajo ágil. Cualquier forma de compartir escritorio genera ansiedad: es un salto hacia lo desconocido. ¿Podré sentarme con mi equipo, todavía podré sentarme cerca de mis archivos, cerca de la ventana, incluso tendré un escritorio? ¡Todo el proyecto va a ser un desastre! ¡Es el fin del mundo!
Esta ansiedad es sólo una respuesta natural y humana a lo desconocido. Para que la transición al trabajo ágil funcione bien, debemos convencer a las personas de que siempre habrá suficientes escritorios, siempre que no usen excesivamente una toalla de playa.
En primer lugar, debemos asegurarnos de proporcionar suficientes lugares para trabajar (no necesariamente todos los escritorios) y de que existan válvulas de seguridad, como escritorios de contacto y áreas de descanso/grupos de descanso para hacer frente a los días que están inusualmente ocupados (generalmente solo los día de la fiesta de Navidad de la oficina o cuando vencen los bonos anuales).
Y lo más importante de todo es que debemos colaborar con nuestros colegas y explicarles cómo funcionará realmente la nueva oficina y la nueva forma de trabajar.
Asegúreles que siempre tendrán un lugar apropiado para trabajar y, de hecho, explíqueles que les hemos dado la opción de trabajar donde quieran, de acuerdo con la tarea o actividad que estén realizando en ese momento; la opción de ser más flexible y la opción de trabajar con quien necesiten trabajar.
También necesitamos acordar reglas básicas: ¿está bien usar toallas de playa? ¿Está bien reservar un escritorio si estás fuera para una reunión de una hora, verdad? ¿Qué tal dos horas, tal vez? ¿Qué tal tres horas, hmmm? ¿Qué es justo para nuestros compañeros?
Es importante evitar ser draconianos y recordar que estamos intentando mejorar las cosas, ayudar a nuestros colegas, elevar la moral y la productividad.
Si les toma 10 minutos sacar sus cosas de su casillero, iniciar sesión en el teléfono y en la computadora/portátil, configurar su silla, etc., entonces probablemente sea mejor pedirles que vuelvan a hacer todo esto después de estar fuera solo una hora. no sólo un poco irrazonable sino también ineficiente: frustrar el objetivo de lo que estamos tratando de hacer.
¿Y qué pasa con mis cosas?
También debemos reconocer que la respuesta de nuestros colegas al trabajo ágil es más que simplemente reservar un escritorio, también se trata de personalización. A la gente le gusta sentir que algo es suyo, que es suyo. Después de todo, durante su vida laboral pasa más tiempo despierto en el trabajo que en casa.
Han trabajado duro para conseguir el asiento junto a la ventana, esperando pacientemente a que se jubilen sus compañeros con más años de servicio, les gusta tener las fotografías de su marido, su mujer y sus hijos, el trofeo que ganaron en el equipo de karting hace cinco años, su colección de gonks.
Necesitamos que comprendan que no se trata de quitarles su nidito sino de darles algo mucho mejor. Se trata de hacer la transición de su forma de pensar desde que estoy trabajando, por lo tanto, necesito un escritorio para tener una tarea que hacer, dónde es mejor hacer esa tarea y a quién debo involucrar en ella.
Se trata de hacer la transición de su forma de pensar de este es mi escritorio a este es nuestro espacio. Pero no tenemos que despersonalizar el espacio de trabajo, sólo debemos desalentar la propiedad de escritorios individuales y el comportamiento de anidamiento, ya que esto reducirá los escritorios disponibles e impactará negativamente a otros colegas.
Estamos tratando de elevar la moral, no de crear espacios de trabajo uniformes, insulsos y sin alma. También hay un creciente número de investigaciones que muestran que permitir a las personas personalizar y elegir elementos de su espacio de trabajo aumenta significativamente la moral y la productividad.
Entonces, ¿cómo podemos prevenir el uso de toallas en la playa y hacer que el trabajo ágil funcione?
Hacer las cosas bien es importante, la credibilidad está en juego y la gente buscará desechar el nuevo entorno propuesto, con la esperanza de forzar un regreso a sus viejas costumbres familiares. Estos son algunos consejos que le ayudarán en su camino hacia el nuevo y valiente mundo del trabajo ágil:
1. Asegúrese de que haya suficientes escritorios. Esto es esencial y hay que hacerlo bien. Debe ser eficiente, pero si proporciona muy pocos, se sentirá abarrotado y las personas no podrán sentarse cerca de las personas con las que necesitan colaborar.
Recomendamos realizar un estudio de utilización del espacio para determinar qué está sucediendo realmente y con qué ratios de compartición pueden trabajar los equipos o grupos de equipos. Esto también genera credibilidad en el sentido de que la nueva forma de trabajar propuesta se basa en hechos concretos.
2. Asegúrese de colocar válvulas de seguridad en su lugar. Como parte de su nuevo espacio de trabajo, es de esperar que incluya entornos de trabajo alternativos, como áreas de colaboración, mesas altas para el trabajo en equipo, áreas tranquilas/de concentración e incluso escritorios de contacto/estancias cortas; todos ellos actúan como válvulas de seguridad eficaces cuando el espacio está ocupado. , personal servicial y los escritorios.
3. Asegúrese de interactuar con su personal para explicarles el nuevo enfoque, cómo va a funcionar y asegúreles que habrá suficientes tumbonas, lo siento, escritorios, disponibles y que si no reservan escritorios no habrá problema. .
Explíqueles cómo usar las otras áreas, anímelos a ser flexibles y a no usar solo los escritorios, sino el área que sea mejor para la tarea que estén realizando en ese momento. Considere realizar una encuesta sobre el lugar de trabajo de los empleados (como nuestra encuesta PeopleLOOK) para comprender qué piensan, qué les gustaría y cómo les gustaría trabajar.
4. Déjalos decidir. Si puede permitirles que establezcan sus propias reglas básicas sobre cuándo puede y no puede usar una toalla de playa en un escritorio o qué tipo de comida se puede comer en un escritorio, es sorprendente cómo se autocontrola cuando son usted y sus colegas quienes tienen Discutió y decidió cuál es el comportamiento aceptable.
5. Encuentre formas de permitir la personalización. Hay varias formas (y productos en el mercado) de permitir que las personas y los equipos personalicen su espacio, permitiéndoles elegir, sin tener que fijarlos en un escritorio específico.
Puede permitir que el equipo elija la obra de arte o la marca del equipo local, use productos como marcas magnetizadas (pósteres magnetizados que se adhieren a los archivadores) y, para el individuo, puede usar cajas de almacenamiento personalizadas (como la gama Hotbox) que permiten elegir el color. y personalización además de permitir al usuario sacar rápidamente sus cosas de su taquilla y configurarlas él mismo.
Incluso puedes colocar tablones de anuncios o pizarras cerca de las áreas del equipo y alentar a las personas a personalizar aún más el espacio de su equipo, colocar fotografías, hacer graffitis o escribir algo divertido.
Pero lo más importante de todo es que no pierdas de vista que el comportamiento de tus colegas con la toalla de playa se debe a que no saben nada diferente y su ansiedad es un miedo natural a lo desconocido: después de todo, somos humanos. Es mejor involucrarse, explicar y alentar y podría lograr un cambio real.