Nuestras PMO nos dicen que todo está a tiempo, hasta que de repente deja de ser así. Sin embargo, hay un grupo de ingenieros que ofrecen nueva tecnología y entregan sus productos a tiempo con un grado predecible de confianza.
¿Con qué frecuencia hemos visto proyectos llegar tarde? A veces parece que la mayoría de las veces llegan tarde. Curiosamente, si bien es fácil ser cínico acerca de la calidad de las estimaciones, las cosas se ven diferentes cuando analizamos proyectos individuales. Nuestras PMO nos dicen que todo está a tiempo, hasta que de repente deja de ser así.
Sin embargo, hay un grupo de ingenieros que ofrecen nueva tecnología y entregan sus productos a tiempo con un grado predecible de confianza.
Pueden dar a sus clientes estimaciones sobre las cuales tomar decisiones presupuestarias y en las que pueden confiar para hacer planes relacionados, como el marketing de un nuevo producto.
Esto es notable por varias razones. Casi todo lo que estos ingenieros ofrecen nunca antes se había hecho de la misma manera. También se entrega consistentemente en incrementos muy pequeños, de modo que una parte interesada u otra disfruta de nuevos beneficios, a veces más de una vez al día.
Las tareas se agrupan en lotes que se estimarán, pero los lotes son pequeños. Cada uno no tarda más de un mes en entregarse (porque están haciendo Scrum ).
Se sabe que las estimaciones son difíciles de hacer bien, por lo que sería comprensible que el costo de realizar tantas estimaciones superara el valor del trabajo, pero, de hecho, los gastos generales de estimación pueden ser tan bajos como el 0,4% del esfuerzo . Parece magia.
¿Quién está creando estas increíbles estimaciones y cómo?
La industria de la que estamos hablando es la del software, en particular las aplicaciones y servicios web. Ciertamente ayuda que el producto sea efímero; entregar un nuevo edificio cada día es un desafío diferente, pero hay mucho que admirar sobre su sistema.
El sistema tiene diferentes nombres. El esquema general para producir una fecha de entrega prevista suele denominarse estimación relativa . Un método popular para recopilar estimaciones brutas es un juego de cartas conocido como Planning Poker o Estimation Poker . En los equipos Scrum, a menudo se le llama Scrum Poker. La técnica se ve a menudo en equipos Scrum, pero es popular entre cualquiera que utilice métodos ágiles.
Las estimaciones brutas rara vez se capturan en unidades de tiempo. De hecho, es discutible si estimación es la palabra correcta. Las dos unidades más populares que se utilizan son las tallas de camiseta (pequeña, mediana, grande, etc.) y los puntos de historia, que son números que no significan nada en absoluto. En lugar de tener un significado preciso, las estimaciones son significativas en términos relativos y reflejan no el tiempo, sino la complejidad de la tecnología involucrada.
Captura de estimaciones de forma económica y eficaz
Equipos multifuncionales y que colaboran estrechamente se reúnen para discutir un problema empresarial. Se describe el requisito y se analiza una solución durante unos minutos.
Si hay tiempo, hay un desglose de tareas opcional, generalmente registrado en notas adhesivas. Al final de la conversación llega la partida de póquer. Cada estimador guarda discretamente las tarjetas de talla de camisetas, o tarjetas de póquer de estimación.
Deben asignar de forma independiente un tamaño o puntuación de puntos a la solución que acaban de discutir. Las cartas se revelan simultáneamente, para evitar el anclaje, y la conversación continúa (ahora en un horario más estricto) hasta que el equipo llega a un consenso.
El juego de póquer tiene algunas dinámicas interesantes. Los jugadores se ven obligados a mantenerse comprometidos ya que se les harán preguntas sobre sus estimaciones. La conversación posterior a la revelación puede centrarse en las estimaciones más altas y más bajas, revelando rápidamente por qué puede haber razones para estar alegre o pesimista sobre el trabajo necesario.
Es muy bueno y consigue que los ingenieros tomen una decisión rápida, teniendo en cuenta toda la información e implicando a todo el equipo.
Usar estimaciones para producir un pronóstico
Las estimaciones se convierten en pronósticos gracias a la magia de las matemáticas, las estadísticas y las conjeturas fundamentadas. Al principio, el equipo no tendrá datos para justificar su pronóstico, por lo que adivinar con el dedo en el aire es tan bueno como cualquier otro método, pero se utiliza sólo durante el primer mes después de que se forma el equipo. Después del primer mes, todo se basa en estadísticas.
Los números que necesita llegar varían un poco estadísticamente. Para las tallas de camisetas, harás un seguimiento del tiempo que tarda el equipo en entregar los artículos de cada talla. Si usó puntos de historia (donde el trabajo más complejo recibe más puntos), entonces los puntos adquieren un tiempo promedio para entregarse, que se conoce como su velocidad , la relación entre puntos y tiempo. De todos modos, eventualmente tendrá pruebas contundentes que le dirán lo que probablemente significará cualquier nueva estimación.
Armado con estimaciones y estadísticas, producir el pronóstico es un proceso matemático sencillo, generalmente realizado en una hoja de cálculo. Si sabe, por ejemplo, que el 75 % de las soluciones Medium tardan un mes en entregarse, entonces cuatro de esos artículos probablemente tardarán cuatro meses en llegar y tiene un 25 % de posibilidades de sufrir un retraso. Incluso puedes saber de antemano cuál será el retraso máximo probable al observar el historial de resultados de tu equipo frente a la adversidad.
Con equipos capaces de estimar de 4 a 8 entregables en una hora, con una cantidad decente de conversación técnica sobre cada elemento, se puede ver que el costo de producir las estimaciones tiene un límite bajo.
Si tiene buenos registros sobre lo que los equipos pueden entregar, entonces puede obtener todas las respuestas que necesita: tiempo promedio transcurrido (tiempo de ciclo), con qué frecuencia los equipos cumplen con sus estimaciones y el grado de variación entre los entregables de los mismos. tamaño (métricas de confianza).
Si mantiene el tamaño de los elementos pequeño, idealmente una semana de trabajo por elemento, podrá pronosticar hitos clave con confianza.
Todo lo que necesita para una estimación relativa efectiva está contenido en su Scrum Team Kit para principiantes, disponible en Hotbox Storage. Obtenga un Scrum Team Kit gratuito por cada £500 gastados.