Ich hatte großes Glück, dass ich kürzlich eine Woche frei an einem sonnigen und warmen Ort hatte, und wenn ich weg bin, gibt es für mich nichts Schöneres, als auf einer Sonnenliege zu liegen oder in einer Strandbar zu sitzen und das Treiben an mir vorbeiziehen zu sehen. Ich bin schon immer fasziniert vom menschlichen Verhalten und davon, wie sich das Verhalten der Menschen nicht ändert, sei es bei der Arbeit oder in der Freizeit, zu Hause oder im Ausland.
Eine Sache, die überall im Urlaub allgegenwärtig zu sein scheint, ist die Praxis des Beachtowelling, also das Legen eines Strandtuchs oder persönlicher Gegenstände auf eine Sonnenliege, um sie für den Fall aufzubewahren, dass man sie braucht.
Auch wenn das bedeutet, jeden Tag um 6 Uhr morgens aufzustehen, zum Strand oder zum Pool zu stapfen, nur um den perfekten Platz zu finden, und dann festzustellen, dass das ganze Hotel die gleiche Idee hat und man von einem Meer aus Handtüchern auf Sonnenliegen begrüßt wird.
In unserem Hotel war es genauso. Die meisten Leute waren am Samstag angekommen und am nächsten Morgen gab es Strandhandtücher im industriellen Maßstab. Jeder wollte unbedingt eine Sonnenliege bekommen und war dafür früh aufgestanden.
Sie können sich die Panik vorstellen, die den Menschen durch den Kopf geht, wenn sie ihren Wecker auf eine unheilige Stunde stellen – was ist, wenn keine Sonnenliegen verfügbar sind, wie kann ich dann entspannen und meinen Urlaub genießen? Wie kann ich mich von der Sonne fernhalten? Der ganze Urlaub wird eine Katastrophe! Es ist das Ende der Welt!
Aber dieses Hotel hatte genügend Sonnenliegen zur Verfügung gestellt, nicht eine für jeden Gast, aber genug, und von Tag zu Tag wurde den Leuten klar, dass es immer irgendwo eine Sonnenliege geben würde.
Es ist vielleicht nicht genau das, was Sie unter dieser bestimmten Palme haben möchten oder das Sie gestern hatten, aber im Allgemeinen waren Sonnenliegen in der Nähe Ihres Wunschortes verfügbar, sei es am Pool, unter den schattigen Bäumen oder am Strand.
Die Menge an Strandtüchern ging zurück, die Anzahl der verfügbaren Sonnenliegen stieg, die Menschen waren nicht mehr so ängstlich, standen nicht mehr so früh auf und begannen, ihren Urlaub wirklich zu genießen.
Aber ich muss meinen Schreibtisch haben
Und das Gleiche gilt für jedes Büro, das sich im Umstieg auf agiles Arbeiten befindet. Jede Form des Desk-Sharing erzeugt Angst – es ist ein Sprung ins Ungewisse. Kann ich mit meinem Team zusammensitzen, kann ich weiterhin in der Nähe meiner Akten, am Fenster sitzen, bekomme ich überhaupt einen Schreibtisch? Das ganze Projekt wird eine Katastrophe sein! Es ist das Ende der Welt!
Diese Angst ist nur natürlich und eine menschliche Reaktion auf das Unbekannte. Damit der Übergang zum agilen Arbeiten gelingt, müssen wir die Menschen davon überzeugen, dass es immer genügend Schreibtische geben wird, sofern sie nicht übermäßig Strandtücher benutzen.
Wir müssen sicherstellen, dass wir von vornherein genügend Arbeitsplätze (nicht unbedingt alle Schreibtische) zur Verfügung stellen und dass Sicherheitsventile wie Touchdown-Schreibtische und Lounge-/Breakout-Bereiche vorhanden sind, um ungewöhnlich geschäftige Tage zu bewältigen (normalerweise nur die). Tag der Firmenweihnachtsfeier oder wenn die Jahresprämien fällig sind!).
Und am wichtigsten ist, dass wir uns mit unseren Kollegen austauschen und ihnen erklären, wie das neue Büro und die neue Arbeitsweise tatsächlich funktionieren werden.
Versichern Sie ihnen, dass sie immer einen geeigneten Arbeitsplatz haben werden, und erklären Sie ihnen sogar, dass wir ihnen die Wahl gelassen haben, die Wahl, dort zu arbeiten, wo sie zu der Aufgabe oder Aktivität passen, die sie gerade ausführen; die Entscheidung, flexibler zu sein und mit jedem zusammenzuarbeiten, mit dem sie zusammenarbeiten müssen.
Wir müssen uns auch auf die Grundregeln einigen – ist Strandhandtuch in Ordnung? Ist es in Ordnung, einen Schreibtisch zu reservieren, wenn Sie für eine einstündige Besprechung abwesend sind, ja? Wie wäre es vielleicht mit zwei Stunden? Wie wäre es mit drei Stunden, hmmm? Was ist fair gegenüber unseren Kollegen?
Es ist wichtig, nicht drakonisch zu sein und sich daran zu erinnern, dass wir versuchen, Dinge zu verbessern, unseren Kollegen zu helfen, die Moral und Produktivität zu steigern.
Wenn sie 10 Minuten brauchen, um ihre Sachen aus dem Schließfach zu holen, sich am Telefon und PC/Laptop anzumelden, ihren Stuhl aufzustellen usw., dann ist es wahrscheinlich, dass sie das alles noch einmal durchgehen, nachdem sie nur eine Stunde weg waren nicht nur etwas unvernünftig, sondern auch ineffizient – das Ziel dessen, was wir erreichen wollen, zunichtezumachen.
Und was ist mit meinen Sachen?
Wir müssen auch erkennen, dass es bei der Reaktion unserer Kollegen auf agiles Arbeiten nicht nur um die Reservierung eines Schreibtisches geht, sondern auch um Personalisierung. Menschen haben gerne das Gefühl, dass sie etwas besitzen, dass es ihnen gehört. Schließlich verbringt man im Berufsleben einen größeren Teil der wachen Zeit am Arbeitsplatz als zu Hause.
Sie haben hart gearbeitet, um einen Fensterplatz zu bekommen, und haben geduldig darauf gewartet, dass ihre Kollegen, die schon länger im Amt sind, in den Ruhestand gehen. Sie haben gern die Bilder von Mann/Frau und Kindern, den Pokal, den sie vor fünf Jahren beim Kartfahren gewonnen haben, und ihre Sammlung von Gonks.
Sie müssen verstehen, dass es nicht darum geht, ihnen ihr kleines Nest wegzunehmen, sondern ihnen stattdessen etwas viel Besseres zu geben. Es geht darum, ihre Denkweise von „Ich arbeite" zu ändern. Ich brauche also einen Schreibtisch, um eine Aufgabe zu erledigen, wo kann ich diese Aufgabe am besten erledigen und wen sollte ich daran beteiligen?
Es geht darum, ihr Denken von „Das ist mein Schreibtisch" auf „Das ist unser Raum" umzustellen. Aber wir müssen den Arbeitsplatz nicht entpersonalisieren, wir müssen lediglich davon abhalten, einzelne Schreibtische zu besitzen und zu verschachteln, da dies die verfügbaren Schreibtische reduziert und sich negativ auf andere Kollegen auswirkt.
Wir versuchen, die Arbeitsmoral zu heben und nicht langweilige, seelenlose, einheitliche Arbeitsplätze zu schaffen. Es gibt auch immer mehr Forschungsergebnisse, die zeigen, dass die Arbeitsmoral und die Produktivität erheblich steigen, wenn Menschen die Möglichkeit haben, Elemente ihres Arbeitsplatzes individuell anzupassen und auszuwählen.
Wie verhindern wir also das Strandtuchtragen und sorgen dafür, dass agiles Arbeiten funktioniert?
Es ist wichtig, es richtig zu machen, die Glaubwürdigkeit steht auf dem Spiel und die Menschen werden versuchen, das vorgeschlagene neue Umfeld zu zerstören, da sie hoffen, einen Weg zurück zu ihren alten, vertrauten Gewohnheiten zu erzwingen. Hier ein paar Tipps, die Ihnen den Weg in die schöne neue Welt des agilen Arbeitens erleichtern:
1. Stellen Sie sicher, dass genügend Schreibtische vorhanden sind. Das ist wichtig und Sie müssen es richtig machen. Sie müssen effizient sein, aber wenn Sie zu wenig bereitstellen, fühlt es sich überfüllt an und die Leute können nicht in der Nähe der Leute sitzen, mit denen sie zusammenarbeiten müssen.
Wir empfehlen die Durchführung einer Raumnutzungsstudie, um festzustellen, was tatsächlich passiert und mit welchen Aufteilungsverhältnissen Teams oder Teamgruppen arbeiten können. Dies stärkt auch die Glaubwürdigkeit, dass die vorgeschlagene neue Arbeitsweise auf harten Fakten basiert.
2. Stellen Sie sicher, dass Sicherheitsventile vorhanden sind. Als Teil Ihres neuen Arbeitsbereichs werden Sie hoffentlich alternative Arbeitsumgebungen wie Bereiche für die Zusammenarbeit, hohe Tische für Teamarbeit, Ruhe-/Konzentrationsbereiche und sogar Touchdown-/Kurzaufenthaltstische einbauen – all dies fungiert als wirksame Sicherheitsventile, wenn der Raum voll ist , zuvorkommendes Personal sowie die Schreibtische.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie sich mit Ihren Mitarbeitern in Verbindung setzen, um den neuen Ansatz zu erklären, wie er funktionieren wird, und ihnen versichern, dass genügend Sonnenliegen und leider Schreibtische zur Verfügung stehen und dass es kein Problem geben wird, wenn sie keine Schreibtische reservieren .
Erklären Sie ihnen, wie sie die anderen Bereiche nutzen können, ermutigen Sie sie, flexibel zu sein und nicht nur Schreibtische zu nutzen, sondern den Bereich, der für die Aufgabe, die sie gerade erledigen, am besten geeignet ist. Erwägen Sie die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung am Arbeitsplatz (z. B. unserer PeopleLOOK-Umfrage), um zu verstehen, was sie denken, was sie möchten und wie sie gerne arbeiten würden.
4. Lassen Sie sie entscheiden. Wenn Sie ihnen erlauben können, ihre eigenen Grundregeln festzulegen, wann Sie einen Schreibtisch abwischen dürfen und wann nicht oder welche Art von Essen an einem Schreibtisch gegessen werden darf, ist es erstaunlich, wie es sich selbst kontrolliert, wenn Sie und Ihre Kollegen dies tun besprochen und entschieden, was akzeptables Verhalten ist
5. Finden Sie Möglichkeiten, die Personalisierung zu ermöglichen. Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten (und Produkten auf dem Markt), die es Menschen und Teams ermöglichen, ihren Raum zu personalisieren und ihnen die Wahl zu lassen, ohne sie an einen bestimmten Schreibtisch zu binden.
Sie können dem Team die Wahl des Bildmaterials oder des lokalen Team-Brandings überlassen, Produkte wie magnetisiertes Branding (magnetisierte Poster, die an Aktenschränken haften) verwenden und für den Einzelnen personalisierte Aufbewahrungsboxen (wie die Hotbox-Reihe) verwenden, die eine Farbauswahl ermöglichen und Personalisierung sowie die Möglichkeit, dass der Benutzer seine Sachen schnell aus seinem Schließfach holt und sich selbst einrichtet.
Sie können sogar Anschlagtafeln oder Kreidetafeln in der Nähe von Teambereichen aufstellen und die Leute dazu ermutigen, ihren Teambereich weiter zu personalisieren, Bilder aufzuhängen, Graffiti zu machen oder etwas Lustiges zu schreiben.
Aber das Wichtigste von allem ist, dass Sie nicht aus den Augen verlieren, dass das Strandhandtuch-Verhalten Ihrer Kollegen darauf zurückzuführen ist, dass sie es nicht anders wissen, und dass ihre Angst eine natürliche Angst vor dem Unbekannten ist – schließlich sind wir auch nur Menschen. Es ist besser, sich zu engagieren, zu erklären und zu ermutigen, dann können Sie möglicherweise echte Veränderungen herbeiführen.