Agiles Arbeiten gelingt nur, wenn es im Rahmen einer sorgfältig durchdachten Strategie umgesetzt wird. Die potenzielle Anwendung dieser Methodik ist breit gefächert, was ausnahmslos bedeutet, dass ein Unternehmen seine eigene Interpretation davon zum Ausdruck bringen kann, was es bedeutet, „agil zu werden".
Das traditionelle Büroumfeld stirbt. Der moderne Arbeitsplatz erfordert eine neue Arbeitsweise: „Agiles Arbeiten". Eine neue Funktionalität, die die Kontrolle weitgehend dem Mitarbeiter überlässt. Allerdings gelingt agiles Arbeiten nicht von selbst, wenn es nicht als Teil einer sorgfältig durchdachten Strategie umgesetzt wird. Die potenzielle Anwendung dieser Methodik ist breit gefächert, was ausnahmslos bedeutet, dass ein Unternehmen seine eigene Interpretation davon zum Ausdruck bringen kann, was es bedeutet, „ agil zu werden" .
In einem Artikel mit dem Titel „Wie sieht die agile Arbeitsumgebung aus?" Ian Morley hebt hervor, warum so viele Unternehmen auf agiles Arbeiten umsteigen: Im typischen Unternehmensbüro stehen jeden Tag bis zu 60 Prozent oder mehr der Schreibtische ungenutzt .
Im ersten Teil einer dreiteiligen Serie gehen wir dieser Frage nach, indem wir die Frage stellen: Sind Organisationen so agil, wie sie denken?
Unserer Erfahrung nach
Hotbox wurde 2003 gegründet und entwickelt agile Arbeitstools für den globalen Arbeitsbereich. Deshalb sind wir natürlich Befürworter des agilen Arbeitens. Unsere Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Organisationen und Implementierern agiler Arbeitsweisen auf der ganzen Welt hat uns jedoch einen einzigartigen Einblick in die Höhen und Tiefen der Unternehmenstransformation verschafft. Wie bei vielen Dingen im Leben beruht Erfolg auf dem richtigen Verständnis, der Umsetzung und harter Arbeit. Wie Theodore Roosevelt einmal sagte: „Nichts, was es wert ist, etwas zu haben, ist einfach."
Vereinfacht ausgedrückt: Was ist agiles Arbeiten und wie können Sie sicherstellen, dass Sie die Fallstricke vermeiden, indem Sie die Methode richtig anwenden? Wir haben Colin Stuart, den führenden Berater für Arbeitsplatzveränderungen und CEO von Baker Stuart, nach seinen Gedanken gefragt:
Fazit: Was ist agiles Arbeiten? Das ist der Schlüssel. An einem agilen Arbeitsplatz sollte ein Mitarbeiter die Freiheit haben, seine bevorzugte Umgebung für eine bestimmte Aufgabe zu wählen, erklärt Colin. Beim agilen Arbeiten geht es darum, eine Umgebung zu schaffen, die zu den Aufgaben passt, die die Menschen erledigen. Wenn Sie also ruhig arbeiten, benötigen Sie eine Umgebung, die für ruhiges Arbeiten geeignet ist. Wenn Sie zusammenarbeiten, benötigen Sie eine Umgebung, die für kollaboratives Arbeiten geeignet ist.
Eine Fehlinterpretation dessen, was agiles Arbeiten bedeutet, und keine umfassende Lösung zu entwickeln, ist der häufigste Grund dafür, dass agiles Arbeiten nicht so effektiv ist, wie es sein könnte. Das Problem ist, dass einige Leute denken, dass agiles Arbeiten nur Hot-Desking ist und Hot-Desking an sich sehr gefährlich sein kann. „Es kann die Moral schwächen und es kann sehr nervig sein, wenn es nicht richtig gemacht wird", fügt Colin hinzu.
„Eine der häufigsten Frustrationen nach der Einführung einer agilen Arbeitsumgebung ist, dass man nicht in der Nähe seiner Kollegen sitzen kann", erklärt Colin.
Colin schlägt weiterhin eine Möglichkeit vor, dieses Problem anzugehen. Ich bin kein Befürworter der Zuweisung von Schreibtischen an Teams, da dies sehr territorial werden kann, aber die Zuweisung einer Nachbarschaft und die Zuweisung von Teams zu einer Nachbarschaft, in der sie den Raum mit gleichgesinnten Teams teilen, mit denen sie regelmäßig zusammenarbeiten, funktioniert wirklich. Sie haben die Flexibilität, zusammenzuarbeiten, haben dann aber auch eine Art Zuhause, schlägt Colin vor.
Die richtigen Tools für agiles Arbeiten
Mit der zunehmenden Verbreitung agiler Arbeitsweisen auf der ganzen Welt steigt auch die Nachfrage nach spezifischen Tools, die die neue Arbeitsweise ergänzen. Wir bei Hotbox stellen oft fest, dass den Mitarbeitern beim Übergang von einer traditionellen Büroumgebung zu einem agilen Arbeitsplatz nicht alles gegeben wird, was sie brauchen. Noch wichtiger ist, dass sie sich im agilen Arbeitsbereich nicht problemlos bewegen können.
Jamie Rothwell, Geschäftsführer bei Hotbox , weist zunächst auf das fehlende Glied hin, wenn ein Unternehmen den Übergang zu einem agilen Arbeitsplatz vollzieht. „Die Mitarbeiter sind fest davon überzeugt, dass sie einen eigenen Raum haben, und sie mögen es, ihren Raum zu ihrem eigenen zu machen", sagt Jamie. Wenn wir uns also einen agilen Arbeitsplatz ansehen, ist es wichtig, den menschlichen Faktor zu berücksichtigen. Wie können Sie jeden Raum zu Ihrem eigenen machen und gleichzeitig den Leuten die Möglichkeit geben, aufzustehen und sich zu bewegen, damit sie im Handumdrehen überall arbeiten können?!
Seiner Meinung nach müssen Organisationen ihren Mitarbeitern die richtigen Werkzeuge an die Hand geben, um sich in einem agilen Arbeitsumfeld zu bewegen. Zu viele Organisationen haben gesagt: „Hier sind ein paar Schließfächer, hier sind ein paar Schreibtische, da sind ein paar Breakout-Zonen, viel Glück, los geht's und weiter mit der Arbeit", erklärt Jamie. Wenn sich die Mitarbeiter jedoch nicht bewegen können, handelt es sich nicht um einen agilen Raum. Sie müssen den Mitarbeitern also die Werkzeuge zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um die Räume aufzuheben und dorthin zu bewegen, wo sie arbeiten möchten.
Wir haben Organisationen gesehen, in denen es auf der einen Seite des Büros Sitzbänke und auf der anderen Seite einen Pausen-Kaffeebereich gibt. „Allerdings sitzen alle Mitarbeiter zusammengekauert zu zweit oder zu dritt um den Banktisch herum, weil sie keine Möglichkeit haben, ihre Sachen in die anderen Gemeinschaftsbereiche zu bringen", fügt Jamie hinzu.
Dies ist nach Jamies Erfahrung der Schlüssel zu einer erfolgreichen agilen Arbeitsumgebung sowohl für Geschäftsinhaber als auch für Mitarbeiter. Wenn die Mitarbeiter bereits drei oder vier Wege gebraucht haben, um ihre Arbeitssachen aus dem Spind zum Arbeitsplatz zu bringen, sind sie auf der sicheren Seite, wenn sie noch einmal umziehen, weil es einfach zu mühsam ist. Eine Organisation hat also so viel Geld für diesen tollen Raum ausgegeben, und dann drängen sich alle in einem Bereich zusammen, weil sie sich nicht bewegen können. Es geht darum, die richtigen Werkzeuge bereitzustellen. Der wörtliche Teil davon ist eine Hotbox, denn das ist tatsächlich der Schlüssel zur Agilität, um sich bewegen und Ihre Arbeitssachen mitnehmen zu können, erklärt Jamie.
Abschluss
Agiles Arbeiten funktioniert nur, wenn Sie die neue Arbeitsweise richtig und überlegt umsetzen.
Die Umsetzung agiler Arbeitsweisen sollte eine maßgeschneiderte, problemlösungsorientierte Übung sein. Um die Fallstricke zu vermeiden, auf die andere Unternehmen gestoßen sind, sollten Unternehmer den richtigen Rat von Arbeitsplatzexperten einholen und den Mitarbeitern die richtigen Werkzeuge für agiles Arbeiten an die Hand geben.
Sind Sie nächste Woche so agil, wie Sie denken? - In Teil 2 besprechen wir, warum Arbeitgeber ihren Mitarbeitern vertrauen müssen, damit agiles Arbeiten erfolgreich ist, und warum es wichtig ist, Ihre Mitarbeiter in den Prozess der Umstellung auf agiles Arbeiten einzubeziehen.